Gestió de F&B en l'era digital amb gstock

Gestió de F&B en l'era digital amb gstock

Pot que en llegir el títol de l'article que comparteixo aquesta setmana amb vosaltres heu pensat ¿i quina diferència hi ha? Utilitzar eines digitals ja és digitalitzar ¿no? Doncs no. Per molt que només intervinguin eines digitals des que el cambrer del teu negoci F&B li dona al botó del TPV per marcar l'ampolla d'aigua que ha demanat el client fins que aquesta ampolla acaba al seient comptable corresponent, si totes aquestes tasques no estan enllaçades digitalment entre si no podem parlar de digitalització de la gestió.

El problema més comú a l'hora de digitalitzar la gestió d'aliments i begudes és que bona part dels professionals ho fa solucionant petits problemes per separat i no veient-los en conjunt, com un gran problema que requereix d'una gran solució que ho resolgui. Aquest canvi de mentalitat és molt important de cara a l'èxit. Ajudar-vos a triar una ruta de digitalització que sigui tot autopista, del començament fins al final, és l'objectiu dels articles i del podcast que porto uns mesos compartint amb vosaltres.

Perquè si aquesta ruta no és completa, no és digitalització real. Això és molt, molt important.

Digitalitzar tasques vs. Digitalitzar la gestió

Saber diferenciar entre digitalitzar tasques i digitalitzar la gestió marca la diferència. Accions com manar un whatsapp o manar un mail no són el que entenem per digitalitzar. Es tracta d'accions digitals en origen, sí, però sobretot d'accions que s'entenen com a tasques soltes. Quan haig de digitalitzar, del que haig de digitalitzar la gestió perquè totes les tasques del back office siguin digitals i estiguin connectades entre si de forma digital.

Utilitzar eines digitals suposa construir trams de l'autopista digital. Però si no estan units entre si, si unes eines no estan integrades amb altres dins d'un diagrama de fluxos coherent i personalitzat per a les necessitats del teu negoci, no podem parlar de digitalització de la gestió. Tindrem trams, però no l'autopista.

En aquest sentit, un apunt sobre el diagrama de fluxos: ha de ser un recurs viu. Anirà canviant conforme sorgeixin noves necessitats o noves eines que solucionin millor les necessitats que ja tenim.

Quan parlem dels principals errors en el procés de digitalitzar la gestió d'aliments i begudes ja vam veure que, amb la proliferació d'eines digitals i l'extensió del seu ús – sense la formació adequada en molts casos – és molt fàcil confondre analògic amb digital. Per ser clar, un exemple que tots hem vist i molts continuen fent: descarregar un excel a l'ordinador per enviar-lo a un altre company no és digitalitzar, sinó una feina manual que fem amb una eina digital.

Per molt que les tasques es facin amb eines digitals, si el procés complet – l'autopista – no ho és, no estarem parlant de digitalitzar.

El mercat d'eines digitals s'ha convertit en un bosc molt dens que deixa els empresaris de F&B en situacions en què realment no saben per on començar. Avui podem contractar programes al núvol – el que entenem com a programes digitals – que ofereixen una integració molt gran amb la resta d'aplicacions que tenim, volem o planifiquem tenir i, gràcies al desenvolupament d'eines i aplicacions, ara podem resoldre petits problemes amb solucions digitals, una cosa que ens ajuda molt en la tasca de digitalitzar la gestió.

Però què passa si una tasca no està enllaçada amb la següent i hem de descarregar-la en un excel o en un pdf, escriure a mà i tornar a teclejar-lo en un altre programa per continuar processant aquesta informació? Doncs passa el mateix que quan anaves a de Madrid a Galícia canviant constantment de carretera: que ni llavors hi havia autopista per al cotxe ni ara tens l'autopista digital per a la gestió del teu negoci. Ni més, ni menys.

Per construir-la i no quedar-nos en el mer ús d'eines digitals perquè sí, perquè és el que es porta, hem de seleccionar quines aplicacions ens han d'ajudar a recórrer aquest camí, comprovar que estiguin integrades entre si – quan sigui necessari – i, sobretot, no deixar trams de camí de terra al mig – és a dir, tasques sense digitalitzar – perquè si no, el procés quedarà incomplet, no serà real.

Aprofitar l'especialització per digitalitzar millor

Digitalitzar tota la gestió en un procés connectat no significa utilitzar una mateixa solució per a tot.

Estem en l' era de l' especialització i la integració: en el mercat existeixen nombroses eines especialitzades en una tasca i amb bones integracions, la qual cosa permet que puguem triar per a cada necessitat la solució que millor encaixi. Les millors aplicacions per a cada necessitat no es troben sota cap 'suite', n'hi ha prou de veure com a exemple a tot el món que les solucions capdavanteres – llibres de reserves, eines de visualització, programes de comptabilitat – són 100% independents, agnòstiques i integrables via API. I tenint sempre clars els fluxos del negoci, tindrem una idea exacta de les integracions que faran avançar la nostra gestió cap a un procés digital connectat.

Acaba amb una reflexió: es digitalitza dedicant temps i recursos, econòmics i humans. Amb una planificació prèvia, anàlisi del negoci, identificació de necessitats i valoració de l'eina digital que t'ajudarà a solucionar-les. El resultat ha de ser un procés integrat, digital de principi a fi. Només així estarem digitalitzant la gestió i no una mera selecció de tasques.