La gestion du F&B à l'ère numérique avec gstock
Peut-être que lorsque vous avez lu le titre de l'article que je partage avec vous cette semaine, vous vous êtes dit : quelle différence cela fait-il ? Utiliser des outils numériques, c'est déjà se numériser, n'est-ce pas ? Non, ça ne l'est pas. Même si seuls des outils numériques sont utilisés, depuis le moment où le serveur de votre entreprise de restauration appuie sur le bouton de la caisse pour marquer la bouteille d'eau commandée par le client jusqu'à ce que cette bouteille se retrouve dans l'écriture comptable correspondante, si toutes ces tâches ne sont pas reliées numériquement les unes aux autres, on ne peut pas parler de numérisation de la gestion.
Le problème le plus courant lorsqu'il s'agit de numériser la gestion des aliments et des boissons est que la plupart des professionnels le font en résolvant les petits problèmes séparément et en ne les considérant pas comme un tout, comme un gros problème qui nécessite une grosse solution pour le résoudre. Ce changement d'état d'esprit est très important pour la réussite. Vous aider à choisir une voie de numérisation qui soit une autoroute, du début à la fin, tel est l'objectif des articles et du podcast que je partage avec vous depuis quelques mois maintenant.
Car si ce parcours n'est pas complet, il ne s'agit pas d'une véritable numérisation. C'est très, très important.
Tâches de numérisation vs gestion de la numérisation
Savoir faire la différence entre les tâches de numérisation et la gestion de la numérisation fait toute la différence. Des actions telles que l'envoi d'un whatsapp ou d'un courriel ne sont pas ce que nous entendons par "numérisation". Ce sont des actions numériques à l'origine, certes, mais surtout des actions comprises comme des tâches individuelles. Lorsque je parle de numérisation, je parle de numérisation de la gestion afin que toutes les tâches de back-office soient numériques et connectées numériquement.
Utiliser des outils numériques signifie construire des tronçons de l'autoroute numérique. Mais s'ils ne sont pas reliés entre eux, si certains outils ne sont pas intégrés à d'autres dans un organigramme cohérent et adapté aux besoins de votre entreprise, on ne peut pas parler de numérisation de la gestion. Nous aurons des sections, mais pas l'autoroute.
En ce sens, une remarque sur l'organigramme : il doit être une ressource vivante. Il évoluera au fur et à mesure que de nouveaux besoins apparaîtront ou que de nouveaux outils émergeront pour mieux répondre aux besoins que nous avons déjà.
Lorsque nous avons parlé des principales erreurs dans le processus de numérisation de la gestion des aliments et des boissons, nous avons déjà vu qu'avec la prolifération des outils numériques et l'extension de leur utilisation - sans formation adéquate dans de nombreux cas - il est très facile de confondre analogique et numérique. Pour être clair, un exemple que nous avons tous vu et que beaucoup font encore : télécharger un excel sur l'ordinateur pour l'envoyer à un autre collègue n'est pas de la numérisation, mais un travail manuel que l'on fait avec un outil numérique.
Peu importe que les tâches soient effectuées à l'aide d'outils numériques, si l'ensemble du processus - l'autoroute - n'est pas numérique, nous ne parlons pas de numérisation.
Le marché des outils numériques est devenu une forêt très dense qui laisse les entrepreneurs F&B dans des situations où ils ne savent vraiment pas par où commencer. Aujourd'hui, nous pouvons louer un logiciel en nuage - ce que nous entendons par logiciel numérique - qui offre une très grande intégration avec le reste des applications que nous avons, voulons ou envisageons d'avoir et, grâce au développement d'outils et d'applications, nous pouvons maintenant résoudre de petits problèmes avec des solutions numériques, ce qui nous aide beaucoup dans la tâche de numérisation de la gestion.
Mais que se passe-t-il si une tâche n'est pas liée à la suivante et que nous devons la télécharger dans un fichier excel ou pdf, l'écrire à la main et la retaper dans un autre programme pour continuer à traiter cette information ? Eh bien, il se passe la même chose que lorsque vous alliez de Madrid à la Galice, en changeant constamment de route : il n'y avait pas d'autoroute pour la voiture à l'époque , et maintenant vous avez une autoroute numérique pour gérer votre entreprise. Ni plus, ni moins.
Pour la construire et ne pas se contenter d'utiliser les outils numériques pour le plaisir, parce que c'est à la mode, il faut sélectionner les applications qui vont nous aider sur ce chemin, vérifier qu'elles sont intégrées entre elles - quand c'est nécessaire - et, surtout, ne pas laisser des tronçons de chemin de terre au milieu - c'est-à-dire des tâches sans numérisation - car sinon, le processus sera incomplet, pas réel.
Tirer parti de la spécialisation pour mieux se numériser
Numériser toute la gestion dans un processus connecté ne signifie pas utiliser la même solution pour tout.
Nous sommes à l'ère de la spécialisation et de l'intégration: il existe sur le marché de nombreux outils spécialisés dans une tâche et dotés de bonnes intégrations, ce qui nous permet de choisir la meilleure solution pour chaque besoin. Les meilleures applications pour chaque besoin ne se trouvent pas dans une "suite". Il suffit de regarder l'exemple mondial où les principales solutions - livres de réservation, outils de visualisation, logiciels de comptabilité - sont 100% indépendantes, agnostiques et intégrables par API. Et en ayant toujours une compréhension claire des flux commerciaux, nous aurons une idée précise des intégrations qui feront évoluer notre gestion vers un processus numérique connecté.
Je termine par une réflexion : la numérisation s'obtient en consacrant du temps et des ressources, tant économiques qu'humaines. Avec une planification préalable, une analyse commerciale, l'identification des besoins et l'évaluation de l'outil numérique qui vous aidera à les résoudre. Le résultat doit être un processus numérique intégré, du début à la fin. Ce n'est que de cette manière que nous numériserons la gestion et non une simple sélection de tâches.