Gestión de F&B en la era digital con gstock
Puede que al leer el título del artículo que comparto esta semana con vosotros hayáis pensado ¿y qué diferencia hay? Utilizar herramientas digitales ya es digitalizar ¿no? Pues no. Por mucho que solo intervengan herramientas digitales desde que el camarero de tu negocio F&B le da al botón del TPV para marcar la botella de agua que ha pedido el cliente hasta que esa botella acaba en el asiento contable correspondiente, si todas esas tareas no están enlazadas digitalmente entre sí no podemos hablar de digitalización de la gestión.
El problema más común a la hora de digitalizar la gestión de alimentos y bebidas es que buena parte de los profesionales lo hace solucionando pequeños problemas por separado y no viéndolos en conjunto, como un gran problema que requiere de una gran solución que lo resuelva. Este cambio de mentalidad es muy importante de cara al éxito. Ayudaros a elegir una ruta de digitalización que sea todo autopista, del comienzo hasta el final, es el objetivo de los artículos y del podcast que llevo unos meses compartiendo con vosotros.
Porque si esa ruta no es completa, no es digitalización real. Esto es muy, muy importante.
Digitalizar tareas vs. Digitalizar la gestión
Saber diferenciar entre digitalizar tareas y digitalizar la gestión marca la diferencia. Acciones como mandar un whatsapp o mandar un mail no son lo que entendemos por digitalizar. Se trata de acciones digitales en origen, sí, pero sobre todo de acciones que se entienden como tareas sueltas. Cuando hablo de digitalizar, de lo que hablo es de digitalizar la gestión para que todas las tareas del back office sean digitales y estén conectadas entre sí de forma digital.
Utilizar herramientas digitales supone construir tramos de la autopista digital. Pero si no están unidos entre sí, si unas herramientas no están integradas con otras dentro de un diagrama de flujos coherente y personalizado para las necesidades de tu negocio, no podemos hablar de digitalización de la gestión. Tendremos tramos, pero no la autopista.
En este sentido, un apunte sobre el diagrama de flujos: debe ser un recurso vivo. Irá cambiando conforme surjan nuevas necesidades o nuevas herramientas que solucionen mejor las necesidades que ya tenemos.
Cuando hablamos de los principales errores en el proceso de digitalizar la gestión de alimentos y bebidas ya vimos que, con la proliferación de herramientas digitales y la extensión de su uso – sin la formación adecuada en muchos casos – es muy fácil confundir analógico con digital. Para ser claro, un ejemplo que todos hemos visto y muchos siguen haciendo: descargar un excel en el ordenador para enviarlo a otro compañero no es digitalizar, sino un trabajo manual que hacemos con una herramienta digital.
Por mucho que las tareas se hagan con herramientas digitales, si el proceso completo – la autopista – no lo es, no estaremos hablando de digitalizar.
El mercado de herramientas digitales se ha convertido en un bosque muy denso que deja a los empresarios de F&B en situaciones en las que realmente no saben por dónde empezar. Hoy podemos contratar programas en la nube – lo que entendemos como programas digitales – que ofrecen una integración muy grande con el resto de aplicaciones que tenemos, queremos o planificamos tener y, gracias al desarrollo de herramientas y aplicaciones, ahora podemos resolver pequeños problemas con soluciones digitales, algo que nos ayuda mucho en la tarea de digitalizar la gestión.
Pero ¿qué pasa si una tarea no está enlazada con la siguiente y tenemos que descargarla en un excel o en un pdf, escribir a mano y volver a teclearlo en otro programa para continuar procesando esta información? Pues pasa lo mismo que cuando ibas a de Madrid a Galicia cambiando constantemente de carretera: que ni entonces había autopista para el coche ni ahora tienes la autopista digital para la gestión de tu negocio. Ni más, ni menos.
Para construirla y no quedarnos en el mero uso de herramientas digitales porque sí, porque es lo que se lleva, debemos seleccionar qué aplicaciones nos van a ayudar a recorrer ese camino, comprobar que estén integradas entre sí – cuando sea necesario – y, sobre todo, no dejar tramos de camino de tierra en medio – es decir, tareas sin digitalizar – porque si no, el proceso quedará incompleto, no será real.
Aprovechar la especialización para digitalizar mejor
Digitalizar toda la gestión en un proceso conectado no significa utilizar una misma solución para todo.
Estamos en la era de la especialización y la integración: en el mercado existen numerosas herramientas especializadas en una tarea y con buenas integraciones, lo que permite que podamos elegir para cada necesidad la solución que mejor encaje. Las mejores aplicaciones para cada necesidad no se encuentran bajo ninguna ‘suite’, basta ver como ejemplo en todo el mundo que las soluciones punteras – libros de reservas, herramientas de visualización, programas de contabilidad – son 100% independientes, agnósticas e integrables vía API. Y teniendo siempre claros los flujos del negocio, tendremos una idea exacta de las integraciones que harán avanzar nuestra gestión hacia un proceso digital conectado.
Termino con una reflexión: se digitaliza dedicando tiempo y recursos, económicos y humanos. Con una planificación previa, análisis del negocio, identificación de necesidades y valoración de la herramienta digital que te ayudará a solucionarlas. El resultado debe ser un proceso integrado, digital de principio a fin. Solo así estaremos digitalizando la gestión y no una mera selección de tareas.