Hem reunit per als consells d'ús de Gstock que recomana el nostre CEO, Federico Fritzsch: 30 tips pensats perquè aprofitis al màxim l'eina. Els hem agrupat en tres blocs.
- En el primer trobaràs consells sobre els passos més importants per a un bon tancament de període de control: el nostre CEO t'explica per on començar a revisar i què ha passat en el teu negoci.
- El segon bloc l'hem dedicat als inventaris, imprescindibles per a un bon funcionament de Gstock.
- I en el tercer bloc ens centrem en la gestió del catàleg de proveïdors, com aprofitar l'eina d'informes i com millorar el control del Cost Teòric, entre altres temes que t'interessen.
A més, compartim amb la sessió de formació íntegra sobre com controlar el Cost Reial i el Cost Teòric del teu negoci d'aliments i begudes amb Gstock, liderada pel nostre CEO en el III Summit del passat mes de maig. En el primer vídeo trobaràs totes les claus per controlar el Cost Reial i en el segon, les claus del Cost Teòric.
Et recomanem subscriure't al nostre canal de youtube per tenir aquests vídeos a mà i millorar l'ús de Gstock que fas en el teu negoci i incrementar la rendibilitat. Pren bona nota i millora traient el màxim partit a Gstock.
30 consells d'ús de Gstock recomanats pel nostre CEO
- Acostuma't a portar Gstock al dia. Amb un 30-40% de l'esforç obtindràs el 70% de la informació imprescindible per a una bona gestió del teu negoci.
- Per fer un tancament correcte del període de control, comença pels consums reals, després els consums teòrics i per últim la variació d'existències, per veure quines coses han fallat.
- Recorda: l'operació tancament ha de ser el més propera en el temps possible, perquè els informes siguin el més ajustats a la realitat.
- Abans de fer un tancament, comprova que no quedin comandes sense recepcionar a l' aplicació. Amb l'eina de verificació d'albarans pots comprovar què ha passat amb les comandes sense recepcionar. I, alhora, que tots els albarans que tens provenen d'una comanda.
- Valida els albarans. El més important per tancar una comanda és que estiguin validats: Per agilitzar el procés i fer-lo més fiable, la persona que recepciona les comandes hauria de ser l'encarregada de comprovar que l'albarà és correcte i validar-lo.
- Per controlar el consum de matèria primera amb Gstock cal seguir un ordre. I el primer pas és obtenir el consum real. Com a propietari, el primer que has de voler saber és què ha passat en el teu negoci en un període determinat. El consum real és el primer nivell d' ús a Gstock.
- Fes una bona configuració de l'eina. Els consums reals suposen la dada més important per controlar el teu negoci d'aliments i begudes. És el primer port de muntanya. El primer objectiu. Anar directament al consum teòric és construir la casa per la teulada i si la base de configuració no queda ben feta, els resultats que obtinguis com a usuari no seran els adequats.
- Comença veient el cost o consum real per categories. Considero que és la forma més òptima per iniciar el procés de veure què ha passat en el meu negoci.
- Tingueu els inventaris (bé) fets. És imprescindible per obtenir dades fiables del consum real, ja que la fórmula funciona amb ells. Sense inventaris és impossible conèixer el veritable consum real. I si no saps quin és el teu consum real, no saps res del que passa en el teu negoci.
- Utilitza l' aplicació mòbil de Gstock, en general i per fer inventaris i comandes. És molt més ràpid, intuïtiu i senzill que qualsevol altra manera de fer-ho. L' estalvi de temps és pràcticament del 75-80% respecte a altres formes de fer inventaris. I a més mantindràs tot controlat dins de l'eina.
- Dedica temps a configurar correctament les ubicacions per a inventaris. Tenir-les ben configurades permet a molta gent fer inventaris alhora. És una ajuda extraordinària, que estalvia temps i esforç i permet un millor control.
- Procura que el teu personal se senti còmode amb la configuració d'ubicacions que haja triat. Es pot utilitzar la jerga que usi el personal i és convenient que les ubicacions configurades es corresponguin amb ubicacions físiques reals, és a dir: que es denominin igual.
- Fes-te amic de l'eina d'ubicació massiva. Facilita molt la feina, ja que permet ubicar per categories en les ubicacions que tinguis configurades. I es pot també desubicar massivament o desubicar els formats un per un, de cada producte. Recorda que a Gstock no ubitem per producte, sinó per formats de producte.
- Fes un filtratge per formats abans de cada inventari i busca els que estan sense ubicar. Podem tenir productes sense ubicar intencionalment o formats que no volem inventariar, però aquesta acció és important per detectar errors i fer els inventaris de la manera més fidel possible.
- Investiga quines opcions hi ha al mercat de pistoles d'escaneig i impressores per a etiquetes i de cara a facilitar els inventaris. Qualsevol dispositiu que funcioni amb el mòbil, funcionarà amb Gstock.
- Fes inventari general un cop al mes per treure els consums reals totals del període. També és una bona pràctica inventariar parcialment per categories (per treure consums reals parcials per categories) quan sigui necessari, especialment per controlar en períodes en què el cost presenta grans variacions que necessiten explicació.
- Fes els inventaris sempre el mateix dia del mes i en el mateix torn perquè la recollida de dades sigui consistent i es puguin comparar i veure històrics. Cert que alguns negocis treballen per consums i no amb inventaris (com passa amb els hotels). Però treballar sense inventaris suposa donar tot per consumit i la dada perd valor.
- Recorda que un bon inventari juga a favor del negoci: conèixer què hi ha exactament al magatzem, quins han estat els consums reals i quina la variació ajuda enormement a mantenir el control i una bona gestió de magatzem, que repercuteix en la rendibilitat.
- Utilitza l'eina per comparar inventaris que hem desenvolupat a Gstock: et permet fer un seguiment real de les variacions i detectar errors en matèria primera.
- Utilitza la funcionalitat de preu mitjà ponderat que tenim a Gstock. Garanteix una correcta gestió i ho fa millor que el recurs de l' últim preu, que produeix més inexactituds en les dades.
- Dedica temps a fer una bona configuració del catàleg de proveïdors, de producte i especialment dels formats de venda. És imprescindible per obtenir el consum real. No hi ha una manera de configurar estàndard que sigui millor que una altra, però sí que és clau configurar bé aquestes tres coses, segons les necessitats i funcionament del teu negoci d'aliments i begudes.
- Treu el màxim partit a l'eina d'informes de Gstock. Permet veure un ventall de ràtios molt més precís, ja que la configuració és possible per categories i famílies: podem veure els consums reals per partides. És molt útil per conèixer les dades d'una manera més detallada i precisa.
- Comença l' anàlisi del mes revisant l ' informe que relaciona cadascun dels consums contra les vendes totals. Et donarà una panoràmica molt clara del que ha succeït en el teu negoci.
- Si el teu negoci és una cadena o grup de restauració amb diversos establiments, comença el mes traient el cost real total per locals, un cost real agrupat. A Gstock, aquest informe inclou l'inventari, compres i consums per local i agrupat.
- Crea les receptes del teu negoci a Gstock i vincula el tpv per a un nivell superior de control en detall del cost real. En aquest nivell, reassignem les vendes a través de les receptes, cosa que permet saber quina quantitat exacta de producte has consumit a cada plat i quant ha monetitzat. Perquè et facis una idea, podràs treure el consum total fins i tot de la sal del teu negoci. La millor manera d'analitzar costos de productes de compra és assignant-li vendes a cadascun d'ells.
- Utilitza el sistema d' alarmes. Hem dedicat molt de temps i esforç per configurar un sistema d'alarmes que permeti que sàpigues d'una ullada en l'eina si hi ha problemes, on i en què consisteixen, perquè puguis solucionar-los i que no es vegin perjudicats les dades que obtens.
- Bloqueja preus al departament de compres: facilita una barbaritat la feina a tota la resta de departaments i fins i tot té avantatges administratius, ja que arriben molts menys albarans incorrectes, amb ratlles... Per això, recomano moltíssim treballar amb tarifes, mitjançant el nostre gestor de tarifes. Et permet treballar amb antelació i a més els preus bloquejats obren la porta a l'ús d'altres eines de Gstock, com la comanda per subhasta.
- Marca al tpv qualsevol sortida de producte: el que no es marca a tpv, Gstock no ho contempla. Per portar un veritable control exhaustiu del consum de matèria primera és absolutament necessari marcar tot al tpv, fins i tot aquells productes que no cobrem però sí que consumim. Com més gran sigui el nivell de detall al tpv, més fidels seran les dades. Com més s'assembli Cost Teòric i Real, més a prop estarà el teu negoci del seu objectiu.
- Acostuma't a comprovar quin hagués estat el Cost Reial de matèria primera del teu negoci si s'haguessin cobrat totes les sortides de producte. Les invitacions costen diners, per això és important marcar-les en el tpv de manera que les puguis veure en l'informe de Cost Teòric i posar-les en perspectiva real.
- Utilitza l'eina de creació de Packs per codificar correctament els menús, plats combinats, cafès amb elaboracions específiques... Qualsevol ítem al qual sigui necessari agregar sub-ítems. D'aquesta manera s'ajustaran molt més les dades reals del teu negoci.
Esperem que aquests consells t'hagin resultat útils! Tant a Linkedin com al nostre canal de youtube trobaràs més contingut de valor per millorar el control del teu negoci amb Gstock. Subscriu-te i sí per no perdre't cap de les nostres actualitzacions.