Vamos a hablarte de errores comunes al hacer inventarios. (Sí, nosotros también hemos leído el título del post con la voz de Julio Iglesias en la cabeza).
Si tu restaurante fuera una obra de teatro y tuvieras que repartir los papeles, como en la función de Fin de Curso de un colegio americano de los de las películas, el inventario se llevaría el papel protagonista, fijo.
El papel del inventario es principal en la función de tu restaurante, así que más vale que lo tenga bien ensayado si no quiere quedar mal delante de su público. Y por ensayado queremos decir bien hecho y en el momento en el que toca hacerlo. Recuerda que:
No hacer inventarios o hacerlos mal te trae problemas y, sobre todo, pérdidas económicas en el restaurante. Pero también es perjudicial cometer errores comunes al hacer inventarios.
Antes de continuar con los ensayos, vamos a repasar el concepto de inventario.
Errores comunes al hacer inventarios: conceptos
El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal era que los inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un papel), pero ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a toda una empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con papel. Es importante no cometer errores comunes al hacer inventarios.
El inventario es:
- Detallado porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
- Ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
- Valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias. La variación de números que encontramos en un inventario por
- Ejemplo el reencuentro de datos de la empresa
El inventario es una foto del almacén de tu restaurante – es decir, de cuánto stock tienes de cada producto – que se corresponde con el momento concreto en que haces el recuento de materia prima. Un inventario, por lo tanto, se hace en un momento puntual, antes o después de la entrada y salida de materia prima.
Si encima tenemos una herramienta que nos dice cuánto valen esos stocks, empezamos a tener información interesante. Con dos inventarios y las compras entre ellos, la información (y su valor) se multiplican, dado que tendremos el consumo, es decir cuánto hemos utilizado (bien o mal) de cada producto de compra. Por eso es tan importante no cometer errores comunes al hacer inventarios.
Conocer las existencias iniciales y finales valoradas de producto en tu restaurante es imprescindible para conocer el consumo y, al tiempo, ajustar los pedidos y la producción y para evitar errores comunes al hacer inventarios. Además, la tarea de hacer inventarios debe ser periódica, para poder comparar los datos. Si solo tienes un inventario aislado, poco podrás hacer por tu control de materia prima.
Si no tienes tiempo para inventarios totales, también te sirven los parciales. Eso sí: cualquier inventario debe ser completo y preciso.
Compagina unos con otros y complementa el inventario mensual total con otros parciales enfocados a productos o categorías de productos concretos, como las bebidas, tu producto más consumido…
Errores comunes al hacer inventarios: tipos de inventarios
- Finales: se realizan cada vez que se cierra el periodo fiscal, habitualmente el 31 de diciembre.
- Periódicos: se realizan cada determinado tiempo dentro de una empresa.
- Iniciales: se registran todos los bienes de la empresa; solo se documentan los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.
- De liquidación legal y política en su proceso.
- De productos en proceso de fabricación: incluyen los bienes que ha adquirido una empresa de tipo manufacturera o industrial y están en proceso aún de manufactura; se cuantifican a través de la cantidad de materiales, de la mano de obra o de los gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
- De materias primas: incluyen los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna manera.
- De suministros de fábrica: incluyen todos los materiales que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar exactamente; por ejemplo, pintura, lija, clavos, lubricantes.
- De producción en proceso.
- De productos terminados: los de los productos que adquieren las empresas manufactureras o industriales y después modifican o transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.
- De materiales y suministros: Son aquellos materiales con los que se elaboran los productos realizados en una empresa, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta. En las cuales pueden ser: Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.
- Puntuales.
- De gestión.
- Perpetuo: ayudan a preparar los estados financieros por periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional); el negocio puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin realizar un inventario.
Conocer todos los tipos de inventarios te ayudará a saber cuáles son los que mejor encajan en tu negocio y a evitar errores comunes al hacer inventarios. Porque evitar esos errores comunes al hacer inventarios influye en tu rentabilidad y en los resultados que obtienes en tu negocio.
Errores comunes al hacer inventarios
Para que los inventarios sean útiles y te sirvan para llevar el control de stock e inventarios, deben estar bien hechos. Evita errores comunes al hacer inventarios. Es igual de importante hacer bien el inventario inicial que el final, pero has de prestar especial atención al que abre el proceso de control – el inicial, que es como una especie de ensayo general – ya que si el inventario inicial está mal, da igual que hagas el mejor inventario final del mundo. Ya es tarde. Caput. C’est fini. Para que no te pase, evita estos errores comunes al hacer inventarios:
- No hacerlos periódicamente o relajar la obligatoriedad de hacerlos.
- Partir de una base de datos de productos incompleta o mal definida. Esto complica la tarea de hacer inventarios.
- No hacerlos antes o después del servicio.
- Contar mal, o deprisa y corriendo.
- No implicar al equipo en la tarea de hacer inventarios. Tu equipo debe estar comprometido, implicado y formado para hacer bien los inventarios y gstock facilita el proceso al ser un software sencillo de usar y que ofrece resultados visibles en tres meses.
En resumen: un inventario bien hecho es aquel que haces periódicamente, antes o después de la entrada y salida de materia prima, detallado y completo y sin errores, y al que has dedicado tiempo y atención. Y para que así, sea, deber evitar los errores comunes al hacer inventarios que te hemos descrito más arriba.
Sin inventarios no hay control. No hay protagonista en la función del restaurante. El descontrol se traduce en dos tipos de pérdidas: las directas y el esfuerzo extra que tendrás que hacer para recuperar lo perdido.
Simplifica el proceso de hacer inventarios, evita errores comunes al hacer inventarios y apóyate en nuestro software de gestión; Gstock te permite realizar el proceso de forma cómoda y sencilla, así como comprobar fácilmente los posibles errores. Además, Gstock interactúa con el resto de aplicaciones clave para el control del coste de materia prima en el restaurante, como la de ventas, por ejemplo.
Recuerda: en hostelería, los inventarios son listas detalladas de todos los productos, ingredientes, suministros y equipos que se utilizan en un negocio de restauración o hotel. Estos inventarios son cruciales para controlar la cantidad de productos disponibles, evitar pérdidas, calcular costes y realizar pedidos a proveedores de manera eficiente.
¿Por qué son importantes los inventarios en hostelería?
Control de stock: Permiten conocer la cantidad de cada producto en existencia.
Gestión de costes: Ayudan a calcular el coste de los productos vendidos y a evitar pérdidas por desperdicios.
Optimización de pedidos: Facilitan la realización de pedidos a proveedores en función de las necesidades del negocio.
Planificación de la producción: Permiten anticipar la demanda y evitar faltas de productos.
Mejora de la calidad del servicio: Al asegurar la disponibilidad de ingredientes y suministros, se contribuye a mejorar la experiencia del cliente.
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