En el año 1946, la empresa Interflora lanzó el slogan “Díselo con flores”, una de esas frases que han trascendido a la marca y se han hecho hueco en nuestro vocabulario habitual. Si en un contexto parejil las flores son la mejor manera – o casi, que los bombones están ahí pugnando por el primer puesto – de decir “te quiero”, en cuestión de restaurantes… ¿qué mejor manera de demostrarle a nuestro negocio que realmente lo “queremos” que haciendo buenos inventarios que nos ayuden a conocer los datos mediante los que tomar decisiones para reducir el consumo de materia prima y controlar los costes del restaurante?

Antes de ver las claves para hacer buenos inventarios, vamos a refrescar conceptos.

El inventario es una foto del almacén de tu restaurante, que se corresponde con el momento concreto en que haces el recuento de materia prima.

Para entendernos, un inventario, por sí mismo, no sirve de mucho, ya que solo tenemos la información puntual del instante en que lo hemos hecho. Para que los datos que obtenemos sean realmente útiles, debemos dotar de periodicidad a la tarea de hacer inventarios. De este modo, podremos comparar las fotos de varios periodos y comprobar si tenemos alguna arruga más, si hemos ganado algún kilito… o, lo que es lo mismo, ver la evolución de nuestro consumo y, sobre todo, del coste de materia prima, con la fórmula que ya conoces:

Inventario inicial + Compras – Inventario final / Ventas.

Eso sí, el inventario no es solo una instantánea del almacén. El inventario es dinero. Esto es algo que debes tener muy presente a la hora de hacerlos y, muy especialmente, a la hora de gestionar las Compras en tu restaurante. Más inventario se traduce en más descontrol, más desorden y más mermas.

Ahora que ya tenemos claro qué es un inventario, veamos para qué sirve. Si tienes la tentación de pensar que no sirve para nada – y justificar de este modo estar haciendo la vista gorda con la calidad de los inventarios de tu restaurante – aparta esa idea de tu cabeza. El inventario es una herramienta clave del control del coste de materia prima. ¿Por qué? Por que nos ofrece:

  • Información sobre las existencias de materia prima en el restaurante.

  • Información para decidir si es necesario comprar producto, de qué tipo y en qué cantidad.

  • Información sobre el consumo de materia prima (antes de cotejar los datos con las ventas).

  • Informes por producto, proveedor, periodo, categoría, local, grupo… Recuerda que puedes descomponer el inventario por categorías, productos, ubicaciones y, muy importante, ver cómo evoluciona el valor del inventario con el tiempo.

Analizando el consumo a través del tiempo podemos llegar a decidir el stock razonable que debemos tener. Ese dato es importante, para minimizar el inventario sin roturas de stock (es decir, sin quedarte sin producto)

Ahora bien, el inventario nos sirve como herramienta si está bien hecho. Gstock te ayuda en la tarea de hacer buenos inventarios, de manera sencilla e intuitiva. Estas son las claves:

  1. La primera clave es hacer el inventario. Si no está hecho o está hecho a medias, no te va a servir de nada.
  2. Una vez que nos hemos puesto manos a la obra, el primer paso es comprobar que no haya productos sin ubicar, ya que estos productos no aparecerán en el inventario. Si los hay, asígnales una ubicación. Así, al imprimir la hoja con la ubicación saldrán todos los productos que nos podremos encontrar en ella.
  3. La tercera clave es elegir el momento adecuado para hacer el inventario. Es imprescindible hacerlo antes de que se mueva nada. Hazlo por la mañana o por la noche, pero no a lo largo del día, ya que las variaciones de producto durante el desarrollo de la actividad podrían distorsionar los datos.
  4. La cuarta es la más laboriosa, pero es fundamental hacerla bien. Se trata de comprobar que los datos que hay en las hojas de nuestro inventario en la aplicación se corresponden efectivamente con el producto en el almacén. Para ello, debemos hacer el conteo físico y anotar las discrepancias que pudiese haber, es decir: productos que están en ubicaciones distintas, productos que nos encontramos en una ubicación que no tenemos en el listado…
  5. Una vez hayamos realizado el conteo físico, modificamos los datos del inventario en la aplicación, en la medida en que sea necesario.

¿Cuál es la frecuencia idónea para hacer inventarios en un restaurante? La pregunta del millón. Una frecuencia razonable y sencilla de mantener es hacer inventarios una vez al mes. De este modo, podremos comparar los datos y revisar la evolución del consumo y, por tanto, del coste de materia prima al menos doce veces al año. En cualquier caso, recuerda que:

Una mayor frecuencia en la realización de inventarios nos proporciona más oportunidades para comprobar la evolución del Coste Real en el restaurante.

Además, ten en cuenta que no es necesario hacer un inventario completo. Un inventario parcial, más frecuente, es perfectamente factible.

Más arriba decíamos que el inventario es dinero. Hacer y gestionar bien los datos que obtenemos de los inventarios tiene beneficios que repercuten en el funcionamiento del restaurante:

  • Nos muestran una visión real del almacén, en un momento determinado.

  • La comparación nos enseña la evolución del consumo y el coste de materia prima, siempre que relacionemos los inventarios con las compras del periodo establecido.

  • Detectan mal uso, despilfarro o desajustes en el consumo de materia prima.

  • Nos permiten determinar si estamos gestionando mal las compras.

  • Ayudan a detectar la sobredimensión del almacén, en caso de que exista.

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