Crea un sistema de control de materia prima en tu restaurante en 5 pasos
Si hiciéramos un ránking de tareas de importancia para el buen funcionamiento de un negocio gastronómico, la gestión óptima de la materia prima estaría en los primeros puestos. La materia prima la conforman todos los productos (tanto de alimentación como bebidas) utilizados en un negocio de restauración para elaborar el recetario. También es aplicable a otras compras, como pueden ser el menaje o los desechables.
Esta partida es especialmente delicada porque es variable (fluctúa en función de las ventas), lo que conlleva que resulte vital de gestionar y controlar. ¿Sabías que el coste de la materia prima supone entre el 20% y el 35% de las compras? Una mejora a la hora de abordar la gestión de materia prima en tu negocio, con las herramientas adecuadas y diseñando un buen proceso, puede suponer un ahorro de entre el 2 y el 5% para un establecimiento estándar que facture un millón de euros al año.
Un consumo descontrolado, por encima de las posibilidades del restaurante o del que, simplemente, no tenemos datos porque no lo estamos midiendo, es el mejor caldo de cultivo para problemas a corto plazo. Hoy te ayudamos a diseñar un sistema efectivo de control de materia prima en tu restaurante en 5 pasos e implementar un software para gestionar la materia prima, herramientas y procedimientos que detendrán la pérdida de dinero.
Por qué debes gestionar el consumo de materia prima
Antes de entrar en el método, es fundamental clarificar conceptos. Es muy importante no confundir la compra con el consumo.
Las compras nos las indica el conjunto de facturas de todos los productos que hemos adquirido en un periodo dado y han entrado en el almacén. Mientras que el consumo lo forman todos los productos que han salido del almacén en ese mismo periodo para elaborar los productos de venta. Es sencillo si recordamos esta máxima:
- Compras: entrada de materia prima en el almacén.
- Consumo: salida de materia prima del almacén para elaborar productos de venta.
Cuando hablamos de consumo, en la cuantificación incluimos todas sus tipologías: tanto el que acaba en una venta registrada en la caja, como el que va destinado a mermas, autoconsumo, comida del personal, devoluciones o invitaciones.
Analizar la relación compras frente a ventas, en vez de consumo frente a ventas, distorsiona la realidad de tu negocio. En ocasiones compramos y almacenamos productos porque interesa desde una perspectiva de aprovisionamiento, pero esto nos impide saber con un mínimo de precisión lo que realmente hemos gastado.
Salvo ocasiones puntuales, recuerda que es el consumo el que ha de evolucionar con las ventas, y que debemos trabajar por adaptar las compras a ese consumo real.
El coste de materia prima: teórico frente a real
Gestionar el consumo y conocer el coste es fundamental para el buen desarrollo del negocio, ya que el coste de materia prima determina cuánto tienes que trabajar para mantener la rentabilidad de tu restaurante.
Para entender si estás gestionando bien tu cocina, necesitas enfrentar dos variables clave:
- El coste teórico: es el coste de producto que se lograría para unas ventas y periodo dados si se siguieran las recetas estrictamente. Se calcula multiplicando las unidades vendidas por el coste de cada receta (escandallo). Nos indica lo que debería haber sido.
- El coste real: es la cantidad de materia prima que verdaderamente se ha consumido. Se calcula mediante la fórmula: (Inventario inicial + compras – inventario final) / ventas. Nos muestra lo que ha sido.
Lo ideal es que el coste teórico y el real sean iguales o muy parecidos. Es normal que exista una ligera desviación, pero si la diferencia es abultada, estás ante un grave problema. La diferencia entre coste teórico y coste real es, sencillamente, dinero que dejas de ganar. Y lo que es peor: esa diferencia te obliga a redoblar los esfuerzos en ventas para recuperar el dinero que no has ingresado a causa de una mala gestión.
¿Dónde se esfuma el producto que compras pero no vendes?
Si te preguntas a dónde va a parar esa diferencia entre la teoría y la realidad, las fugas suelen concentrarse en estos puntos críticos:
- Compras a precios más altos de los estipulados en el escandallo.
- Recepción de mercancía en cantidad inferior a la del albarán (falta de comprobación).
- Alimentos con un rendimiento inferior al esperado.
- Elaboraciones que no respetan la receta ni las cantidades.
- Errores sistemáticos en el porcionamiento.
- Desaparición de productos y hurtos.
- Autoconsumo del equipo o de la dirección que no se anota.
- Invitaciones que no se marcan en la caja registradora.
- Ventas mal registradas en el TPV.
- Mermas de producto que no se contabilizan.
No concebimos cerrar el día sin cuadrar la caja, donde contabilizamos cobros y pagos. Sin embargo, muchos locales dejan pasar meses sin calcular su coste real, a pesar de que la materia prima es su principal partida de gasto.
El sistema de control de materia prima en tu restaurante en 5 pasos
Cambiar las reglas del juego y coger la sartén por el mango exige compromiso, formación del equipo y un método claro. Te ayudamos a diseñar un sistema efectivo de control de materia prima en tu restaurante en 5 pasos:
Paso 1: Fichero de platos
La forma más efectiva de saber cuánta materia prima se consume en tu restaurante y en qué se utiliza es llevar un fichero de recetas. Para cada referencia debes rellenar dos documentos. Por un lado, el escandallo, que es la suma total del coste de todos los productos utilizados para elaborar el plato. Por otro, una ficha técnica donde recojas datos vitales como la presentación, alérgenos o información nutricional.
Paso 2: Gestión efectiva de inventarios
Conocer las existencias valoradas en tu restaurante es imprescindible para determinar el consumo y ajustar los pedidos. Los inventarios son fotografías exactas de tus almacenes. Al cruzar las entradas y salidas, nos permiten detectar malas prácticas, desperdicios y mermas injustificadas. Hacer un inventario mensual es lo mínimo exigible, aunque un control semanal asegura un seguimiento mucho más estrecho. Recuerda: sin inventarios actualizados, no podemos conocer el consumo real del periodo. Por eso es clave el control de stock e inventarios.
Paso 3: Control de la entrada de producto
Hay que controlar la cantidad, la calidad y el precio de todo lo que se recibe. La cantidad debe corresponder con lo pedido; la calidad es vital porque un producto inferior rinde menos y hunde la rentabilidad; y el precio debe ser el pactado, manteniéndote alerta ante subidas que impacten negativamente en el coste del plato.
Paso 4: Hoja de mermas
Las mermas son todas aquellas situaciones en las que se pierde o se utiliza producto sin obtener rendimiento económico. Instalar un sistema eficaz que permita registrar y diferenciar las mermas justificadas de las que no lo están contribuye a reducir el consumo y a establecer un nivel de tolerancia razonable. Del estudio de esta hoja surgirán medidas correctoras muy sencillas y eficaces.
Paso 5: Control de invitaciones y consumos propios
La clave para que todo cuadre es anotar todos los productos que se consumen, se facturen o no. Las ventas deben registrarse con exactitud en el TPV (educando al personal para que marque el artículo exacto y no uno «de precio similar»). Además, es imperativo registrar el consumo del personal y las invitaciones a clientes. Debes ser muy estricto en este punto si quieres eficacia.
Como consejo adicional, implica en este proceso a tu responsable directo de la materia prima (jefe de cocina o chef) estableciendo un sistema de incentivos que premie su labor de control.
Siete problemas de gestión de materia prima que frenan tu rentabilidad
A pesar de conocer la teoría, muchos negocios fracasan en la implementación debido a las herramientas que utilizan. Estos son los siete problemas más comunes que puedes resolver al digitalizar tu operativa con un sistema especializado como Gstock:
- Acumulas aplicaciones sin sacarles partido: no eres más innovador por tener veinte herramientas distintas. La clave es elegir un sistema centralizado que ofrezca un cuadro de mandos razonable e integrado.
- Tu software no es específico para hostelería: las necesidades de un restaurante no son las de una tienda de ropa. Tu herramienta debe hablar tu mismo idioma, gestionar recetas, mermas y escandallos, y ofrecer modelos de pago por uso que eviten grandes inversiones iniciales.
- Mala configuración inicial: tener un programa infrautilizado es como no tener nada. Si tu TPV no resuelve compras ni almacén, necesitas complementarlo con un sistema específico bien configurado desde el primer día.
- Falta de integración: si tienes un programa para compras y otro para ventas, ambos salen ganando si se comunican. La integración perfecta con tu sistema de caja es innegociable.
- Datos que llegan tarde: de poco sirve saber hoy por qué perdiste dinero hace tres meses. La clave absoluta es recibir la información en tiempo real para corregir desviaciones al instante.
- Informes incomprensibles: la generación de datos debe traducirse en documentos sencillos y personalizables que todo tu equipo directivo pueda entender y aplicar al día siguiente.
- Inventarios tediosos y manuales: hacer inventarios no debería ser un castigo. Necesitas automatizar la entrada ágil de albaranes y simplificar el conteo para que tu equipo no abandone la tarea a la primera de cambio.
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