Gestionar la materia prima en tu negocio F&B es clave para el buen funcionamiento

¿Sabías que el coste de la materia prima supone entre el 20% y el 35% de las compras? Una mejora en la gestión digital, con herramientas adecuadas y diseñando un buen proceso, puede suponer un ahorro de entre 2% y 5% para un tipo de negocio estándar que facture 1 millón de euros al año.

En este artículo te hablamos de dejar de ganar dinero. Mucho dinero. Tanto como el que se queda en el camino entre el Coste Teórico y el Coste Real, por esa mala práctica endémica de la hostelería que es no gestionar la materia prima.

Y también, de cómo detener la sangría mediante una buena gestión digital de la materia prima de tu negocio F&B.

Tres cosas necesarias para gestionar la materia prima en tu negocio

Implantar un sistema para gestionar la materia prima en tu negocio requiere un compromiso colectivo, formación para ti y para tu equipo, recursos económicos, un periodo de implantación, cambiar hábitos y la forma de hacer las cosas en aras de mejorar e implementar sistemas de control útiles. Sin embargo, cuesta mucho más esfuerzo aumentar obligatoriamente las ventas para compensar las pérdidas por no gestionar la materia prima en tu negocio F&B.

¿Alguna vez te has preguntado cuánto tienes que vender para recuperar lo que has perdido por no gestionar la materia prima? Imagina que la diferencia entre tus Costes Teórico y Real es de 500€. ¿Cuánto tienes que trabajar para recuperarlos? ¿Y si son 800€? ¿Y si esto sucede todos los meses? Haz un cálculo anual. ¿Cuánto trabajo y esfuerzo extra estás haciendo para recuperar lo que pierdes por no gestionar la materia prima? Multiplica por 10 las cifras y verás.

Para empezar, necesitas TRES cosas para gestionar la materia prima en tu negocio F&B:

  • Un buen sistema digital de gestión de materia prima (FUNDAMENTAL).

  • Compromiso por tu parte y conocimiento de todo el proceso y del funcionamiento de las herramientas digitales que vayas a utilizar.

  • Un Equipo comprometido, implicado y, clave: FORMADO.

Los dos primeros pasos para digitalizar la gestión de tu negocio y de la materia prima son conocer las necesidades y las soluciones digitales que las resuelven y conectarlas en un diagrama de flujos con el que ver todo el proceso conectado.

Importante: A la hora de implantar un sistema de gestión de materia prima en tu negocio F&B, no solo es necesario aprender su funcionamiento. También es preciso transmitir ese conocimiento al personal y, para ello, primero tenemos que tumbar las reticencias del equipo (porque, seamos sinceros, cada cambio genera incertidumbre, inquietud y, cómo no, protestas).

Coste Real vs. Coste Teórico

Ahora vamos a entrar en materia sobre por qué estás dejando de ganar dinero al no gestionar tu coste de materia prima (o hacerlo de forma deficiente). Para ello, vamos a aprender qué es el Coste Real, qué es el Coste Teórico y por qué la diferencia entre ambos es dinero que dejas de ganar.

El Coste Teórico, para unas ventas y periodo dado, es el coste de producto que se lograría si se siguieran las recetas estrictamente.

El Coste Real es la cantidad de materia prima que se ha consumido en un periodo determinado. Coste Real = (Inventario Inicial + Compras – Inventario Final) / Ventas

Lo ideal es que el Coste Teórico y el Coste Real sean iguales o lo más parecidos posible, pero la realidad es que casi nunca lo son. Y ojo, es normal que así sea; lo que no es normal es que la diferencia sea abultada (por ejemplo, de un 5%). La diferencia entre Coste Teórico y Coste Real es dinero que dejas de ganar. Así de simple (y de doloroso). Por eso, es fundamental gestionar (y hacerlo bien, con aplicaciones como gstock) la materia prima, con el objetivo de que la diferencia entre Coste Teórico y Coste Real se reduzca cada vez más.

Cuanto más grande sea la diferencia entre Coste Teórico y Coste Real, más dinero estarás dejando de ganar. Y a la inversa.

¿Por qué mi beneficio no es el que esperaba? Caso práctico

Para que veas más claramenta la necesidad de gestionar tu materia prima mediante un buen proceso digital, con las herramientas adecuadas, pondremos un ejemplo sencillo que vende solomillo y cerveza.

El primer paso es hacer los escandallos de los dos productos de venta del negocio, entre otras cosas para poder ponerles un precio. Son los que aparecen en la tabla a continuación: 

TABLA 1 Gstock

Con estos datos podemos calcular el presupuesto para la primera semana de apertura (3 al 10 de marzo): 

TABLA 2 Gstock

Vemos que, mientras que los precios de compra no varíen, el Coste Teórico de cada producto de venta se mantendrá. Pero si el solomillo sube también subirá su Coste Teórico y viceversa, manteniéndose constante el precio de la cerveza.

También vemos que el Coste Teórico del negocio F&B depende del mix de ventas, es decir, de cuántos solomillos y cervezas has vendido. Si aumenta el número de solomillos que se venden, el Coste Teórico del negocio tenderá a bajar, acercándose al Coste de los solomillos (30,32%), pero si crece más el número de cervezas, el Coste Teórico del local subirá, acercándose al Coste de Producto de la cerveza, que es mayor (35,19%).

Es decir, el Coste Teórico del restaurante cambiará en función de cómo cambien tres variables:

  • Lo que te cuesta el producto (precio y rendimiento).
  • El precio al que lo cobras.
  • Las unidades que vendas de cada producto.

Una vez calculado el Coste Teórico, vamos con el Coste Real. Para obtenerlo, hacemos inventario la noche del 2 de Marzo y también la del 10 de Marzo:

TABLA 3 Gstock

Y anotamos las compras que hemos hecho entre las dos fechas.

TABLA 4 Gstock

Esa misma tabla, valorada a precios de compra, nos permite calcular el Coste Real.

TABLA 5 Gstock

El Informe nos dice que el 02/03 teníamos 180kg en solomillos (2.966,40€), que compramos 323,5kg (5.331,28€) y que el día 10/03 nos quedaban 175kg (2.884,00€). Siguiendo la fórmula del Coste Real, nos indica la cantidad real que ha salido del almacén y ha sido consumida, ya sea para venta, autoconsumo, invitación o desperdicio. En este caso 5.413,68€ que equivalen a 328,50kg de solomillo.

Visto así tal vez no nos diga demasiado, pero si comparamos lo que deberíamos haber consumido (Coste Teórico) con lo consumido realmente (Coste Real), observamos que el Coste Teórico de los solomillos, que debería ser 30,32%, ha pasado a ser del 34,65% (Coste Real), lo que nos ha costado 676,18€. Haciendo el mismo análisis sobre las cervezas, descubrimos que aportan pérdidas por valor de 107,35€ extra.

TABLA 6 Gstock

 

gstock food cost management

¿Dónde se va ese producto que compramos (Coste Teórico) pero no hemos vendido al cliente (Coste Real) durante el periodo establecido? Se va en:

  • Compras a precios más altos de los que aparecen en el escandallo.

  • Recepción de mercancía en cantidad inferior a la que muestra el albarán (lo que denota falta de comprobación de la mercancía que recibimos).

  • Alimentos que rinden peor o menos de lo esperado (mala gestión de la calidad del producto recibido).

  • Elaboraciones que no siguen la receta y las cantidades de producto establecidas.

  • Errores en el porcionamiento de las raciones.

  • Productos que desaparecen (cosa que debemos vigilar, sobre todo si es un problema muy recurrente, tanto como para resultar un problema económico).

  • Autoconsumo que no se anota (tanto por parte del equipo como nuestra propia, de la familia cuando viene al restaurante…)

  • Invitaciones que no se marcan en la caja (y sobre las que, por lo tanto, no tenemos control alguno).

  • Ventas mal registradas en la TPV (por lo que es muy importante contar con un sistema detallado de venta y usarlo correctamente).

  • Mermas sin registrar.

Todos estos factores de diferencia entre Coste Teórico y Coste Real dan un mismo resultado: Dinero que dejas de ganar. Y, muy importante: la diferencia entre Coste Real y Coste Teórico te obliga a redoblar los esfuerzos en ventas para recuperar ese dinero que no has ingresado a causa de una mala gestión (o falta de gestión) de tu materia prima.

preguntas frecuentes sobre gstock

Calcular el Coste Real es tan necesario como hacer caja cada día

Como hosteleros, tenemos absolutamente claro que hacer la caja al final del día es un ejercicio necesario. Es curioso cómo el procedimiento es muy similar al de obtener un informe de Coste Real.

Veamos cuáles son esas similitudes.

Hacer Caja vs Calcular el Coste Real Gstock Gstock

Las similitudes son obvias y las diferencias mucho menores:

  • En la caja contabilizamos pagos y cobros, en el Coste Real contabilizamos materia prima.

  • Las cajas se hacen como mínimo todos los días, el Coste Real habitualmente se calcula una vez al mes.

Si no concebimos no hacer cajas diarias del 100% de las ventas y tampoco dejamos pasar cuando hay diferencias relevantes, ¿por qué tantos negocios F&B no hacen lo propio con la Materia Prima, que es una de sus principales partidas de gasto?

***

En Gstock te ayudamos a implantar nuestro sistema de gestión de materia prima, creado por y para restauradores, con nuestro servicio de acompañamiento y formación que te ayudará a mejorar la rentabilidad de tu negocio F&B.

Prueba hoy Gstock, el método definitivo para reducir el consumo de materia prima. Garantizado. Descubre por qué el aprendizaje que se logra en gestión implantando un sistema como Gstock no solo te ayudará con la materia prima, sino a enfocar tu gestión global desde una óptica formada y completa.

Entrada ágil y rápida de la información y máxima transparencia. Datos en tiempo real. Solución accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. App móvil para tu comodidad. Programa una demo ahora.