Hemos reunido para ti los consejos de uso de Gstock que recomienda nuestro CEO, Federico Fritzsch: 30 tips pensados para que aproveches al máximo la herramienta. Los hemos agrupado en tres bloques.
- En el primero encontrarás consejos sobre los pasos más importantes para un buen cierre de periodo de control: nuestro CEO te explica por dónde empezar a revisar y qué ha pasado en tu negocio.
- El segundo bloque lo hemos dedicado a los inventarios, imprescindibles para un buen funcionamiento de Gstock.
- Y en el tercer bloque nos centramos en la gestión del catálogo de proveedores, cómo aprovechar la herramienta de informes y cómo mejorar el control del Coste Teórico, entre otros temas que te interesan.
Además, compartimos contigo la sesión de formación íntegra sobre cómo controlar el Coste Real y el Coste Teórico de tu negocio de alimentos y bebidas con Gstock, liderada por nuestro CEO en el III Summit del pasado mes de mayo. En el primer vídeo encontrarás todas las claves para controlar el Coste Real y en el segundo, las claves del Coste Teórico.
Te recomendamos suscribirte a nuestro canal de youtube para tener estos vídeos a mano y mejorar el uso de Gstock que haces en tu negocio e incrementar la rentabilidad. Toma buena nota y mejora sacando el máximo partido a Gstock.
30 consejos de uso de Gstock recomendados por nuestro CEO
- Acostúmbrate a llevar Gstock al día. Con un 30-40% del esfuerzo obtendrás el 70% de la información imprescindible para una buena gestión de tu negocio.
- Para hacer un cierre correcto del periodo de control, empieza por los consumos reales, después los consumos teóricos y por último la variación de existencias, para ver qué cosas han fallado.
- Recuerda: la operación cierre tiene que ser lo más cercana en el tiempo posible, para que los informes sean lo más ajustados a la realidad.
- Antes de hacer un cierre, comprueba que no queden pedidos sin recepcionar en la aplicación. Con la herramienta de verificación de albaranes puedes comprobar qué ha pasado con los pedidos sin recepcionar. Y, al mismo tiempo, que todos los albaranes que tienes provienen de un pedido.
- Valida los albaranes. Lo más importante para cerrar un pedido es que estén validados: Para agilizar el proceso y hacerlo más fiable, la persona que recepciona los pedidos debería ser la encargada de comprobar que el albarán es correcto y validarlo.
- Para controlar el consumo de materia prima con Gstock hay que seguir un orden. Y el primer paso es obtener el consumo real. Como propietario, lo primero que debes querer saber es qué ha pasado en tu negocio en un periodo determinado. El consumo real es el primer nivel de uso en Gstock.
- Haz una buena configuración de la herramienta. Los consumos reales suponen el dato más importante para controlar tu negocio de alimentos y bebidas. Es el primer puerto de montaña. El primer objetivo. Ir directamente al consumo teórico es construir la casa por el tejado y si la base de configuración no queda bien hecha, los resultados que obtengas como usuario no serán los adecuados.
- Empieza viendo el coste o consumo real por categorías. Considero que es la forma más óptima para iniciar el proceso de ver qué ha pasado en mi negocio.
- Ten los inventarios (bien) hechos. Es imprescindible para obtener datos fiables del consumo real, ya que la fórmula funciona con ellos. Sin inventarios es imposible conocer el verdadero consumo real. Y si no sabes cuál es tu consumo real, no sabes nada de lo que pasa en tu negocio.
- Utiliza la aplicación móvil de Gstock, en general y para hacer inventarios y pedidos. Es mucho más rápido, intuitivo y sencillo que cualquier otra forma de hacerlo. El ahorro de tiempo es prácticamente del 75-80% con respecto a otras formas de hacer inventarios. Y además mantendrás todo controlado dentro de la herramienta.
- Dedica tiempo a configurar correctamente las ubicaciones para inventarios. Tenerlas bien configuradas permite a mucha gente hacer inventarios a la vez. Es una ayuda extraordinaria, que ahorra tiempo y esfuerzo y permite un mejor control.
- Procura que tu personal se sienta cómodo con la configuración de ubicaciones que habéis elegido. Se puede utilizar la jerga que use el personal y es conveniente que las ubicaciones configuradas se correspondan con ubicaciones físicas reales, es decir: que se denominen igual.
- Hazte amigo de la herramienta de ubicación masiva. Facilita mucho el trabajo, ya que permite ubicar por categorías en las ubicaciones que tengas configuradas. Y se puede también desubicar masivamente o desubicar los formatos uno por uno, de cada producto. Recuerda que en Gstock no ubicamos por producto, sino por formatos de producto.
- Haz un filtrado por formatos antes de cada inventario y busca los que están sin ubicar. Podemos tener productos sin ubicar intencionalmente o formatos que no queremos inventariar, pero esta acción es importante para detectar errores y hacer los inventarios de la manera más fiel posible.
- Investiga qué opciones hay en el mercado de pistolas de escaneo e impresoras para etiquetas y úsalas de cara a facilitar los inventarios. Cualquier dispositivo que funcione con el móvil, funcionará con Gstock.
- Haz inventario general una vez al mes para sacar los consumos reales totales del periodo. También es una buena práctica inventariar parcialmente por categorías (para sacar consumos reales parciales por categorías) cuando sea necesario, especialmente para controlar en periodos en los que el coste presenta grandes variaciones que necesitan explicación.
- Haz los inventarios siempre el mismo día del mes y en el mismo turno para que la recogida de datos sea consistente y se puedan comparar y ver históricos. Cierto que algunos negocios trabajan por consumos y no con inventarios (como ocurre con los hoteles). Pero trabajar sin inventarios supone dar todo por consumido y el dato pierde valor.
- Recuerda que un buen inventario juega a favor del negocio: conocer qué hay exactamente en el almacén, cuáles han sido los consumos reales y cuál la variación ayuda enormemente a mantener el control y una buena gestión de almacén, que repercute en la rentabilidad.
- Utiliza la herramienta para comparar inventarios que hemos desarrollado en Gstock: te permite hacer un seguimiento real de las variaciones y detectar errores en materia prima.
- Utiliza la funcionalidad de precio medio ponderado que tenemos en Gstock. Garantiza una correcta gestión y lo hace mejor que el recurso del último precio, que produce más inexactitudes en los datos.
- Dedica tiempo a hacer una buena configuración del catálogo de proveedores, de producto y especialmente de los formatos de venta. Es imprescindible para obtener el consumo real. No hay una manera de configurar estándar que sea mejor que otra, pero sí es clave configurar bien estas tres cosas, según las necesidades y funcionamiento de tu negocio de alimentos y bebidas.
- Saca el máximo partido a la herramienta de informes de Gstock. Permite ver un abanico de ratios mucho más preciso, ya que la configuración es posible por categorías y familias: podemos ver los consumos reales por partidas. Es muy útil para conocer los datos de una manera más detallada y precisa.
- Empieza el análisis del mes revisando el informe que relaciona cada uno de los consumos contra las ventas totales. Te dará una panorámica muy clara de lo que ha sucedido en tu negocio.
- Si tu negocio es una cadena o grupo de restauración con varios establecimientos, empieza el mes sacando el coste real total por locales, un coste real agrupado. En Gstock, este informe incluye el inventario, compras y consumos por local y agrupado.
- Crea las recetas de tu negocio en Gstock y vincula el tpv para un nivel superior de control en detalle del coste real. En este nivel, reasignamos las ventas a través de las recetas, lo que permite saber qué cantidad exacta de producto has consumido en cada plato y cuánto ha monetizado. Para que te hagas una idea, podrás sacar el consumo total incluso de la sal de tu negocio. La mejor manera de analizar costes de productos de compra es asignándole ventas a cada uno de ellos.
- Utiliza el sistema de alarmas. Hemos dedicado mucho tiempo y esfuerzo para configurar un sistema de alarmas que permita que sepas de un vistazo en la herramienta si hay problemas, dónde y en qué consisten, para que puedas solucionarlos y que no se vean perjudicados los datos que obtienes.
- Bloquea precios en el departamento de compras: facilita una barbaridad el trabajo a todo el resto de departamentos e incluso tiene ventajas administrativas, ya que llegan muchos menos albaranes incorrectos, con tachones… Por eso, recomiendo muchísimo trabajar con tarifas, mediante nuestro gestor de tarifas. Te permite trabajar con antelación y además los precios bloqueados abren la puerta al uso de otras herramientas de Gstock, como el pedido por subasta.
- Marca en el tpv cualquier salida de producto: lo que no se marca en tpv, Gstock no lo contempla. Para llevar un verdadero control exhaustivo del consumo de materia prima es absolutamente necesario marcar todo en el tpv, incluso aquellos productos que no cobramos pero sí consumimos. Cuanto mayor sea el nivel de detalle en el tpv, más fieles serán los datos. Cuanto más se parezca Coste Teórico y Real, más cerca estará tu negocio de su objetivo.
- Acostúmbrate a comprobar cuál hubiera sido el Coste Real de materia prima de tu negocio si se hubieran cobrado todas las salidas de producto. Las invitaciones cuestan dinero, por eso es importante marcarlas en el tpv de modo que las puedas ver en el informe de Coste Teórico y ponerlas en perspectiva real.
- Utiliza la herramienta de creación de Packs para codificar correctamente los menús, platos combinados, cafés con elaboraciones específicas… Cualquier ítem al que sea necesario agregar sub-ítems. De este modo se ajustarán mucho más los datos reales de tu negocio.
¡Esperamos que estos consejos te hayan resultado útiles! Tanto en Linkedin como en nuestro canal de youtube encontrarás más contenido de valor para mejorar el control de tu negocio con Gstock. Suscríbete y síguenos para no perderte ninguna de nuestras actualizaciones.