En hostelería, existe un patrón recurrente: muchos negocios conocen sus ventas al céntimo, pero pocos saben con exactitud cuánto deberían haber gastado para generar esas ventas. El Coste Teórico es el escenario ideal: te muestra lo que te cuesta elaborar los platos de tu carta según lo escandallado y las ventas de tu TPV. Conocerlo es clave para hacer gestión de precisión de tu rentabilidad. En este artículo te ayudamos a comprender la importancia del informe de Coste Teórico y por qué no deberías ignorarlo.
¿Cuánto sabes sobre el Coste Teórico? Resolvemos las 7 dudas más comunes
¿Qué es el Coste Teórico?
El escenario ideal. Es el cálculo de cuánto te cuesta elaborar tus platos basándose estrictamente en tus escandallos (fichas técnicas) y en las ventas registradas en tu TPV (Terminal Punto de Venta). La fórmula simplificada es: Coste de materia prima (ingredientes según receta) × Unidades vendidas = Coste Teórico.
Lo vemos más fácil con un ejemplo: imagina que vendes una hamburguesa que lleva 180 gramos de carne según la receta. Si hoy has vendido 100 hamburguesas, tu Coste Teórico dice que deberías haber consumido exactamente 18 kg de carne.
Pero la realidad de la cocina es diferente. Precisamente por eso existe el Coste Real, que es lo que verdaderamente has gastado (basado en inventarios iniciales, compras e inventarios finales).
La diferencia entre el Coste Teórico (lo que dice el papel) y el Coste Real (lo que dice el almacén) es lo que llamamos Desviación.
¿Cuál es el porcentaje ideal?
La respuesta honesta es: depende de tu modelo de negocio. No es lo mismo un restaurante de alta cocina (donde la materia prima es muy costosa y las mermas por estética son altas) que una pizzería (donde la harina y el agua tienen un coste bajo).
Sin embargo, en términos generales de la industria, el coste de materia prima debería oscilar entre el 25% y el 35% sobre el precio de venta para no afectar negativamente a la rentabilidad del negocio.
Un porcentaje de coste de materia prima inferior al 25% es positivo siempre que para lograrlo no afecte a la calidad de los platos. Un porcentaje superior al 35% puede obligarte a subir precios o renegociar con proveedores.
Lo realmente importante, en cualquier caso, es que la desviación entre tu Coste Teórico y tu Coste Real sea inferior al 2-3%. Si tu Teórico dice que debiste gastar 1.000€ y realmente gastaste 1.500€, tienes un agujero en tu rentabilidad que ninguna venta podrá cubrir.
¿Qué diferencia hay entre Coste Teórico y Coste Real?
El Teórico es el esperado, se basa en cantidades y precios planificados. En cambio en el Coste Real vemos lo que realmente ha ocurrido. Estas diferencias están detalladas en el informe de variación de stock.
¿Qué es un informe de Coste Teórico?
Es el porcentaje de coste de tus ventas. Lo que deberías haber gastado en materia prima para generar tus ingresos, basándose en tus recetas (escandallos) y las unidades vendidas. Es el porcentaje objetivo de tu compañía.
¿Para qué sirve el informe de Coste Teórico?
Para fijar precios de venta correctos y asegurar que cada plato o producto sea rentable. Para comparar con tu Coste Real y analizar las posibles desviaciones que nos alejan del objetivo marcado.
¿Cuándo debería emitir el informe?
Recomendamos sacarlo mínimo todos los meses. Pero, para un mayor control, es mejor emitirlo semanalmente.
¿En qué fechas debo sacar el informe de Coste Teórico para compararlo con el Coste Real?
El informe de Coste Teórico debe coincidir exactamente con tu periodo de inventario. Por eso:
- Si haces inventarios por las tardes: desde el día siguiente al inventario, hasta el próximo inventario.
- Si haces inventarios por las mañanas: desde ese mismo día, hasta el día anterior al siguiente inventario.
4 motivos por los que controlar el Coste Teórico es clave para tu rentabilidad
La formación y los datos de calidad son fundamentales para calcular el Coste Real con Gstock y emitir después el informe correspondiente, que será el que nos muestre la situación real de la rentabilidad de nuestro negocio y nos ayude a tomar decisiones.
Utilizar el informe de Coste Teórico es crucial para controlar tu rentabilidad.
¿Qué necesito para trabajar el Coste Teórico adecuadamente con Gstock?
- Tener ventas integradas desde tu TPV.
- PLUs vinculados a un producto de compra o receta.
¿Cómo ayuda a mi rentabilidad controlar este coste con Gstock?
Te ayuda con…
- Automatización pura: Gstock se conecta a tu TPV. Cada vez que vendes un plato, el sistema «descuenta» automáticamente los ingredientes teóricos del stock virtual.
- Detección de fugas invisibles: al comparar el consumo teórico (lo que vendiste) con el real (lo que falta en el almacén), Gstock te dice dónde estás perdiendo dinero. Te ayuda a responder a preguntas comunes como: ¿Se están sirviendo raciones demasiado grandes? ¿Hay hurtos en la cocina o la barra? ¿Se está tirando comida sin registrar la merma?
TIP: ¿Qué herramienta de Gstock me permite trabajar al detalle las desviaciones?
El informe de Variación de Stock, que muestra el detalle de esta variación por producto de compra.
- Ingeniería de menú: al conocer el Coste Teórico exacto y en tiempo real, sabes qué platos son tus «estrellas» (alta rentabilidad) y cuáles son «perros» (baja rentabilidad). Esto te permite promocionar los platos que realmente dejan margen, no solo los que facturan mucho.
- Control de compras: Gstock te avisa si el precio de un ingrediente sube, alertándote de que tu Coste Teórico ha cambiado y, por ende, tu margen se ha reducido, permitiéndote reaccionar en tiempo real.
Buenas prácticas
- NO sobreescribas PLUs en tu TPV: nunca sobreescribas un PLU (es como llamamos en Gstock a las teclas de venta) que ya está creado y vendido. Crea uno nuevo.
- Lleva las recetas al día: pon las fechas de las recetas antes de la venta o, como norma, a principio de año. De este modo te aseguras que los datos del Coste Teórico son correctos.
- Lleva al día las vinculaciones: revisa si queda algo pendiente de vincular antes de sacar el informe de Coste Teórico.
- No ignores PLUs con importe de venta: hacerlo hará que los datos del informe de Coste Teórico no sean exactos y te dificultará el control y la gestión.
- Estandariza las unidades de receta en tus productos de compra: es la manera óptima de evitar errores y que el Coste Teórico sea preciso (si hay compras no se podrá modificar dicha unidad de receta).
- Utiliza las herramientas oficiales de tu TPV para… Crear menús, venta de combinados y otros.
- Presta especial atención a los Modificadores: si trabajas con Modificadores y son esenciales para el plato, asegúrate de que sea obligatorio seleccionarlos en tu TPV.
Controlar el Coste Teórico con nuestro software para mejorar rentabilidad ayuda a la tuya porque transforma un proceso manual, lento y propenso a errores (la gestión de la materia prima) en un control estratégico y automatizado que garantiza que tu negocio sabe exactamente cuánto le cuesta lo que vende y dónde están sus fugas de dinero. Llevar el control del Coste Teórico es tan importante como llevar el control de stock e inventarios. En nuestro canal de youtube te damos más consejos de gestión.
